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Alcuni trucchi interessanti in Evernote

Ho già parlato in altre occasioni di Evernote, il cui motto è “Ricorda ogni cosa” ed in effetti rappresenta il mio principale archivio (non solo digitale).

Qui ho raccolto alcuni “trucchi” che ho scoperto qua e là, e credo possono tornare utili.

(NB- Dove non specificato, mi riferisco alla versione per Windows del programma.)

Creare Note tramite e-mail

Si tratta del primo “trucco” che probabilmente si impara, quindi credo non rappresenti una novità per i più.

Per utilizzare questa funzionalità, basta reperire l’indirizzo e-mail Evernote di destinazione (nell’applicazione Windows è sotto “Strumenti” -> “Informazione account”, “Invia le note via e-mail”). Inviando una mail a quell’indirizzo, automaticamente si aggiungerà una nota, avente:

  • Come titolo, l’oggetto della mail;
  • Come corpo, il corpo della mail.

L’oggetto della mail è “parlante”, nel senso che permette di specificare il taccuino di destinazione, i tag, e persino un promemoria. La sintassi è questa:

[Titolo della nota] ![data del Promemoria] @[taccuino] #[tag]

Nota bene:

  • Il titolo della nota va sempre specificato per primo;
  • Bisogna usare il formato data aaaa/mm/gg per il promemoria;
  • Si possono inserire più tag, basta che ciascuno sia preceduto da “#”;
  • Se si omette il taccuino, Evernote crea la nota in quello di default.

A titolo di esempio, una mail questo oggetto:

Anniversario di matrimonio !2014/06/22 @AGENDA #matrimonio #anniversario #regali

…crea una nota con titolo “Anniversario di matrimonio”, nel taccuino “Agenda”, con un promemoria per il 22 Giugno di quest’anno, e tre tag: matrimonio, anniversario, regali.

Attenzione: questo sistema è molto comodo, ma presenta due limitazioni.

  • Funziona solo per tag e taccuini già esistenti. Cioè non se ne possono creare di nuovi.
  • Non funziona se il taccuino contiene i caratteri “@” o “#” nel nome, e se i tag includono il carattere “#”.

Cercare le Note senza tag

Io sono un assiduo utilizzatore dei tag, e a volte mi capita – ad esempio per la fretta – di dimenticarne l’assegnazione.

Come possiamo rintracciare tutte queste Note senza tag nel nostro archivio, in modo da rimediare alla dimenticanza?

Semplicemente digitando questo comando nella casella di ricerca:

-tag:*

Il “-” significa “tutte le Note che NON hanno questo tag”, e l’asterisco significa “tutti i tag”.

Cercare le Note con checkboxes

La medesima funzionalità è anche utile per rintracciare tutte le note contenenti caselle a spunta o checkboxes:

todo:*

Al posto dell’asterisco si può inserire “true” o “false” per cercare caselle spuntate o non spuntate, rispettivamente.

Creare le note con Siri

Per chi ha iOS e Siri, è facile scrivere una Nota su Evernote senza digitare nulla!

Si reperisce l’indirizzo e-mail di Evernote (vedi sopra) e lo si registra nei contatti dell’iPhone con un nome facile da ricordare (supponiamo sia, con molta fantasia, “Evernote” :-D).

Quindi:

  1. Attivare Siri (tenendo premuto il tasto Home).
  2. Dire “Scrivi un’e-mail a Evernote”.
  3. Siri guiderà nella dettatura dell’oggetto della email (che diventerà il titolo della Nota) e del suo corpo (che diventerà il corpo della Nota).

Per fare tutto in un’unica soluzione, dire a Siri:

  • “Manda una mail a Evernote con oggetto [il tuo oggetto], testo [il tuo testo]“.

Creare collegamenti incrociati

Per ogni Nota, è possibile ottenere un “collegamento ipertestuale” che può poi essere inserito in un’altra nota. E’ sufficiente fare clic destro sulla nota:

Clipboard01

Nella Nota di destinazione, basterà poi incollare (CTRL+V, oppure clic destro e “Incolla”).

Il collegamento funziona in modo esattamente ipertestuale: cliccandovi sopra, Evernote aprirà la relativa Nota.

Creare l’indice di un Taccuino

Sfruttando sempre i collegamenti delle Note, è possibile creare un indice di un Taccuino.

Si selezionano tutte le note del Taccuino, si fa clic destro e si sceglie “Copia collegamenti nota” (notare il “collegamenti“!).

Poi si apre una nuova Nota in quel Taccuino, le si da’ un nome rappresentativo (es. “Indice”), e si fa “Incolla” nel corpo. Evernote incollerà il collegamento a ciascuna nota, uno sotto l’altro.

L’ordine è quello che viene definito nella visualizzazione delle Note prima di selezionarle; quindi è possibile personalizzarlo:

Clipboard03

Creare templates (moduli)

Un semplice trucco quando capita di usare Note a struttura ricorrente (es. post di un blog, la minuta di una riunione, un appunto telefonico, e così via):

1. Creare un Taccuino ad hoc: “TEMPLATES“, ad esempio.
2. Crearvi dentro le Note di esempio, vuote, ma con tutti i campi precompilati (inclusi gli eventuali tag). Questa ad esempio può essere utile per un appunto lavorativo:

Clipboard01

3. Al momento dell’uso, fare clic destro sulla nota e scegliere “Copia su taccuino”. Evernote richiede il Taccuino di destinazione, e anche la possibilità di mantenere date e tag:

Clipboard02

Et voilà: la nostra Nota è pronta all’uso.

(Nella app per iOs, almeno alla data in cui scrivo, non è presente l’opzione “Copia su taccuino”, ma bensì quella “Duplica“).

Usare Evernote come agenda

La funzione promemoria di Evernote può essere molto utile per utilizzarlo a mo’ di vera e propria agenda. Ciascun evento (appuntamento, riunione, scadenza…) diventa quindi una Nota, col vantaggio che può contenere di tutto:

  • Il PDF dell’invito,
  • L’e-mail di convocazione (in questo caso basta fare un forward diretto all’indirizzo mail Evernote, e mettere il promemoria sulla Nota così creata),
  • Due righe sugli argomenti della riunione,
  • Il verbale in uscita dalla riunione…

A tale scopo trovo utilissima un’app gratuita, Sunrise: un calendario in grado di sincronizzarsi non solo con iCloud o Google, ma anche coi promemoria Evernote.

E’ disponibile per tutte le piattaforme, ed anche in versione web:
Clipboard01Personalmente, io ho così trasferito in toto la mia agenda su Evernote.

Bloggare con Evernote

Al dilà del fatto che sia possibile creare dei template per articoli (vedi sopra), esiste anche un sistema di blog molto più diretto, attraverso Postach.io (http://postach.io/).

Si tratta di un servizio molto interessante e gratuito che permette di creare Blog del tipo “nomescelto.postach.io”, usando Evernote (oppure Dropbox) come piattaforma.

L’uso è semplicissimo: dopo aver collegato il proprio account a quello Evernote, l’assegnazione del tag “published” farà sì che l’articolo sia pubblicato automaticamente.

Le modifiche vengono inviate in tempo reale con la sincronizzazione, ed è possibile creare anche pagine (tag “page“) e collegare Twitter e Facebook.

Io sto usando questo sistema per il racconto del mio viaggio in Islanda.

Ecco il video di presentazione di Postach.io:

 

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2 thoughts on “Alcuni trucchi interessanti in Evernote

  1. Ottima selezione di trucchi (funzionalità) di Evernote, utilizzabili da tutti gli utenti. Perchè non continui ad aggiungere altri trucchetti?
    Rosario

  2. Ciao Nicola, complimenti per l’articolo che ho trovato molto utile.

    Evernote ormai è indispensabile per chi lavora come freelance o per chi ha un blog, ma sopratutto per chi ha necessità di organizzare la propria vita!!

    A presto, Sergio

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